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交互设计师如何优雅地回复需求邮件

2017-12-29 10:29:29 阅读 68795 本文来源:人人都是产品经理
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工作中回复各种邮件数不胜数,设计师回复的产品需求邮件就是一类,以前回邮件时都是比较『率性而为』,并没有注意邮件的内容,直到有一次在群里boss问起一个设计点的样式问题时,leader直接找出了原始邮件来解释当前问题,才发现,原来写邮件也是一门大学问。那么如何才能『优雅』地回复一封邮件呢?

下面就来聊一聊。


前提描述:这里的回复人主体是设计师,邮件也以常用的pc端outlook为例。设计师接触到的最多的邮件是产品需求邮件、走查验收邮件,而其中产品需求邮件又是大多数,因此以需求邮件的书写方式为主来说明。

首先来解析一下需求邮件的内容:

发起人:PM

抄送人:产品相关leader,设计组及相关leader,需求相关部门leader等等;

主题:XX版本需求(或其他语言描述,这个是无法控制产品的脑洞)

正文:需求描述,有时会插入附件,对于需求会有详尽的背景描述、需求描述、预期数据效果、后台需求、数据布点等;当然,更多的时候是有一个prd文档;不过也不排除『过分』的情况是,只留一段简短的文字描述。

签名

基本上需求邮件的样式大体如此,那么设计师一般会如何回复呐?其实这样要分情况,如果对于邮件回复要求交严格或者设计师手上需求较多的话,可按照如下样式在不同的时间点上回复,具体包括以下几个流程,仅供参考。

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1. 刚收到需求

(1)需求prd等文档相对完整,描述准确,需求清晰,设计师可直接回复邮件,明确已收到需求,回复具体的排期时间,包括启动时间和交付时间点;

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(2)需求不明确时,可『委婉』要求PM当面沟通细节后给出具体排期;

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2. 设计完成后回复邮件

(1)邮件内容明确,方案已经直接设计产出;

这种情况下比较简单,邮件中直接带入附件后回复产品查收确认即可;

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(2)输出方案与原prd有差异或调整;

邮件中带入附件,同时可增加调整点描述,可特殊字体强化标出;

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(3)prd描述较简略或者线下沟通后需求仍旧模糊,在不影响产品策略的前提下,可设计方向很多,则在回复邮件过程中可采用两种方式:

(A)输出多版方案:

邮件中带入附件,同时描述多种方案的优劣侧重点以便产品评估;方案描述可从交互、视觉、产品策略倾向性等方面描述,总之需要体现专业性与清晰的设计思路。

20171229102815886.png

(B)线下沟通后确认一种方案:

邮件正文需明确描述与PM线下沟通的结果,随后附上对应的设计稿;

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(4)有待确认问题

需明确标出需要确认(或提供素材)的内容及对应的确认人员,确认人员可高亮标出;当然,不要忘记邮件抄送对应的确认人员;

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3. 补充建议

方案中如果存在一些细节上的体验问题或者流程缺失,可在邮件中提出,从设计的角度提出相关建议,体现专业性,完善产品功能,对产品的策略进行必要性补充,当然,产品可不采纳,但是作为设计师在邮件中还是要写上的;

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Tips:

邮件往来习惯会依据项目安排来定制,就算同一公司中不同的项目,也会因为产品形态、进度、人力资源、紧迫程度等因素,导致邮件往来在项目中的作用不同,但是作为职业化的设计师,依旧需要要求自己对于邮件内容保持严谨与审慎的态度。

邮件的细节处理不仅体现了一名职业设计师设计能力,同时也能够反映出很多隐藏的能力,让对接的产品、开发以及领导们眼前一亮:

首先是设计师的设计能力,这是毋庸置疑的,是否能够高效完成产品需求,通过邮件很好追踪;

设计师是否有独立思考能力,产品的需求中的不合理的地方是否能够提出、协助改正,而并不是一味以prd为准,不思考需求的合理性与体验上的流畅性;

沟通表达能力是否良好,很多需要线下沟通的细节,能否很好地通过沟通挖掘到,同时是否可以通过邮件很好的表达自己的想法;

项目推动能力,对于需要多方协助或者需求不明晰的情况,设计师是否能够很好的协调资源,推进项目进行,而不是在摸个阶段卡壳,导致项目延期。


总结一下

邮件是工作中的常备工具,但是是否真的可以『优雅』地回复一封邮件,其实还是很看功力的。

 

作者:虾米&胖喵,百度交互设计师

责任编辑:mr

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