交互设计师如何优雅地回复需求邮件

工作中回复各种邮件数不胜数，设计师回复的产品需求邮件就是一类，以前回邮件时都是比较『率性而为』，并没有注意邮件的内容，直到有一次在群里boss问起一个设计点的样式问题时，leader直接找出了原始邮件来解释当前问题，才发现，原来写邮件也是一门大学问。那么如何才能『优雅』地回复一封邮件呢？

下面就来聊一聊。

前提描述：这里的回复人主体是设计师，邮件也以常用的pc端outlook为例。设计师接触到的最多的邮件是产品需求邮件、走查验收邮件，而其中产品需求邮件又是大多数，因此以需求邮件的书写方式为主来说明。

首先来解析一下需求邮件的内容：

发起人：PM

抄送人：产品相关leader，设计组及相关leader，需求相关部门leader等等；

主题：XX版本需求（或其他语言描述，这个是无法控制产品的脑洞）

正文：需求描述，有时会插入附件，对于需求会有详尽的背景描述、需求描述、预期数据效果、后台需求、数据布点等；当然，更多的时候是有一个prd文档；不过也不排除『过分』的情况是，只留一段简短的文字描述。

签名

基本上需求邮件的样式大体如此，那么设计师一般会如何回复呐？其实这样要分情况，如果对于邮件回复要求交严格或者设计师手上需求较多的话，可按照如下样式在不同的时间点上回复，具体包括以下几个流程，仅供参考。

1. 刚收到需求

（1）需求prd等文档相对完整，描述准确，需求清晰，设计师可直接回复邮件，明确已收到需求，回复具体的排期时间，包括启动时间和交付时间点；

（2）需求不明确时，可『委婉』要求PM当面沟通细节后给出具体排期；

2. 设计完成后回复邮件

（1）邮件内容明确，方案已经直接设计产出；

这种情况下比较简单，邮件中直接带入附件后回复产品查收确认即可；

（2）输出方案与原prd有差异或调整；

邮件中带入附件，同时可增加调整点描述，可特殊字体强化标出；

（3）prd描述较简略或者线下沟通后需求仍旧模糊，在不影响产品策略的前提下，可设计方向很多，则在回复邮件过程中可采用两种方式：

（A）输出多版方案：

邮件中带入附件，同时描述多种方案的优劣侧重点以便产品评估；方案描述可从交互、视觉、产品策略倾向性等方面描述，总之需要体现专业性与清晰的设计思路。

（B）线下沟通后确认一种方案：

邮件正文需明确描述与PM线下沟通的结果，随后附上对应的设计稿；

（4）有待确认问题

需明确标出需要确认（或提供素材）的内容及对应的确认人员，确认人员可高亮标出；当然，不要忘记邮件抄送对应的确认人员；

3. 补充建议

方案中如果存在一些细节上的体验问题或者流程缺失，可在邮件中提出，从设计的角度提出相关建议，体现专业性，完善产品功能，对产品的策略进行必要性补充，当然，产品可不采纳，但是作为设计师在邮件中还是要写上的；

Tips：

邮件往来习惯会依据项目安排来定制，就算同一公司中不同的项目，也会因为产品形态、进度、人力资源、紧迫程度等因素，导致邮件往来在项目中的作用不同，但是作为职业化的设计师，依旧需要要求自己对于邮件内容保持严谨与审慎的态度。

邮件的细节处理不仅体现了一名职业设计师设计能力，同时也能够反映出很多隐藏的能力，让对接的产品、开发以及领导们眼前一亮：

首先是设计师的设计能力，这是毋庸置疑的，是否能够高效完成产品需求，通过邮件很好追踪；

设计师是否有独立思考能力，产品的需求中的不合理的地方是否能够提出、协助改正，而并不是一味以prd为准，不思考需求的合理性与体验上的流畅性；

沟通表达能力是否良好，很多需要线下沟通的细节，能否很好地通过沟通挖掘到，同时是否可以通过邮件很好的表达自己的想法；

项目推动能力，对于需要多方协助或者需求不明晰的情况，设计师是否能够很好的协调资源，推进项目进行，而不是在摸个阶段卡壳，导致项目延期。

总结一下

邮件是工作中的常备工具，但是是否真的可以『优雅』地回复一封邮件，其实还是很看功力的。

作者：虾米&胖喵，百度交互设计师